日本前花王专案经理人教你砍掉「虚胖」的工作量

作者: 时间:2020-07-14Q佳生活576人已围观

日本前花王专案经理人教你砍掉「虚胖」的工作量

光是优先处理重要度和紧急度高的工作,工作会无法顺利进行的原因,还有另一项。这是因为自己手上的工作量,超过自己的处理能力。

这个问题无法光靠「妥当安排优先顺序」来解决。必须将工作量减少到适当的水準才行。「不不不,就是因为没办法减少工作,我才会这幺辛苦啊。」对于这样的人而言,或许阅读本章内容的优先顺序,是最高的。当你身为有决定权、可以控制工作的管理阶层,必须先做的,不是决定该做工作的优先顺序,而是减少工作。说极端一点,就是决定「不做」的工作。

人类是有惰性(惯性)的生物,所以一旦实行了什幺计画、有了什幺习惯,就无法停止了。即使发觉那是没必要的工作,也很难停下来。可是,不停止不必要的工作,就无法产生「时间」的资源。我在第一章也提过了,资源不足,优先顺序的安排就会崩毁。毕竟没有时间的话,也执行不了该做的工作。

读到这里,也有人会觉得:「我又不是管理阶层,就算是没必要的工作,也不能不做。」当然,或许大场面的工作只有管理阶层才能决定不做,但小场面的工作,要说不做就比较简单了。

而让这成为可能的,就是接下来要介绍的「工作的分割和重组」手法。「工作的分割和重组」,是指将一项工作分解,分解成小单位的作业,与其他工作中相同、相近的作业,统整在一起。 这个方法能让工作减少,同时也是能让你跳脱重要度、紧急度双轴限制的优先顺序安排法。

帮「虚胖」的工作做体检

我在前面提过,为了不让优先顺序崩毁,以便工作顺利进行,我们必须将工作的量减少到自己的处理能力範围内。

为此,不做无谓的工作是很重要的。可是,如果不是有一定权限的人,要做到这一点也很困难。

大略判断不去做某些工作,是可以创造出更多时间;可是要做如此剧烈的改革,衍生的困难可能比创造出的时间更多吧。

能在这种时候派上用场的,就是「工作的分割和重组」的思考方式。

将这个思考方式化为行动,就算主要工作没有减少,也能筛选出花费时间的工序,达到「省力化」。

让我举一个自己的例子。

我从事的是顾问和演讲等工作,所以常会收到谘询的委託和「是某某某介绍我的」等联络。

这个时候,我会一边吃午餐,一边听对方说明。我每天都会吃午餐,所以就将这段时间与开会结合。不过随着数量增加,我的时间就渐渐被「安排这些会议」给消耗掉了。

于是,我便试着将一连串的流程分割如下:

1. 收到谘询等委託的邮件

2. 阅读邮件

3. 打开工作日誌,确认午餐时段有空的日期

4. 寻找便于前往午餐前后行程的地点

5. 回覆时间、日期和地点

6. 寻找能在该地点进行午餐会议的餐厅

7. 预约午餐的餐厅

8. 告知对方午餐的餐厅

9. 在日誌中写下「暂定约会」

10-1. 若对方回覆 OK,就将「暂定约会」改为「正式约会」

10-2. 若对方回覆不行,就回到「3」

长年以来,我都是依照这个流程来处理午餐的商务约会。在这样分割工作之后,我计算了每项工序的时间,试着重新思考其中瓶颈在哪里。

结果我发现,在这个流程当中,最花时间的就是 6~8,也就是寻找餐厅、预约并告知对方。

这些其实都是远离「为了接受顾客的谘询而决定见面日程」这个本质的作业。我该为对方提供的,是见面说话的时间。对方并不期待我去选择并确保适合会议的午餐地点。

也就是说,这是「用不着我来做的作业」。

于是,我便将 6、7、8 的作业交给对方了。

结果,流程成功简化如下:

1. 收到谘询等委託的邮件

2. 阅读邮件

3. 打开工作日誌,确认午餐时段有空的日期

4. 寻找便于前往午餐前后行程的地点

5. 回信告知日程和地点,并提出「希望在附近的餐厅开会」

6. 在日誌中写下「暂定约会」

7-1. 若对方回覆 OK,就将「暂定约会」改写成「正式约会」

7-2. 若对方回覆不行,就回到「3」

换成这个新的流程之后,比起过往至少省下了二十分钟。

各位或许会觉得也才二十分钟,但是我一天会收到好几笔相同的委託,所以在委託较多的日子,就能为我自己创造出超过一个小时的时间!

「时间」是不让优先顺序崩毁的重要资源之一。简化了这个流程,也就大幅增加了我处理高优先顺序工作的时间。

就像这样,将平常觉得理所当然的工作,分割成多道工序,并试着计算各道工序的时间之后,我们就会察觉自己在「不需要做的工序」上花了多少时间。

如果察觉了这样的工序,就要毫不犹豫地立刻停做。反覆进行这样的过程,就能为自己创造出大量的时间资源,并得以挪用在高优先顺序的工作上。

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